5 gute Gründe für ein papierloses Büro

Der Schutz der Umwelt sollte mittlerweile eine weltweite Priorität sein. Jedes Unternehmen sollte seinen Teil dazu beitragen. Ein einfacher Weg, seinen Beitrag zu leisten und dabei sogar wirtschaftliche Vorteile zu erzielen, ist das Weglassen von Papier bei der Arbeit. In diesem Artikel stellen wir dir 5 gute Gründe vor, weshalb du auf papierloses Arbeiten umsteigen solltest und wie das ganz einfach geht.

Deutschland ist unter den G20-Ländern Spitzenreiter – was den Papierverbrauch pro-Kopf angeht. Im Durchschnitt verbraucht jeder Mensch in Deutschland 241,7 Kilogramm pro Jahr an Papier, Pappe und Karton. Diese beachtliche Menge kommt auch daher, dass der Versandhandel und die damit verbundenen Kartonageverpackungen in den letzten Jahren stark zugenommen haben. Aber auch am Arbeitsplatz fällt täglich einiges an Zettelwirtschaft an: Selbst wenn man beim Thema Papier im Büro vielleicht zuallererst an Rechnungen und die Buchhaltung denkt, zieht sich der Einsatz des beschreibbaren Materials oft quer durch alle Prozesse. Sei es in Form von E-Mail Konversationen, die ausgedruckt werden und als Angebote und Auftragsbestätigungen, die in zahlreichen Ordnern ihr Dasein fristen.
Der Umstieg auf ein papierloses Büro kann im ersten Augenblick abschrecken und überwältigend erscheinen. Sieht man sich jedoch die Vorteile an, kann man das Vorhaben „papierloses Büro“ aus unterschiedlichsten Blickwinkeln positiv beleuchten.

Grund 1: Bares Geld sparen durch papierloses Arbeiten

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Du fragst dich, ob es sich überhaupt lohnt, papierlos zu arbeiten?

Zunächst schauen wir uns die Kosten für das Drucken von Dokumenten an. Laut Wirtschaftswoche druckt ein Vertriebler durchschnittlich 25 Seiten am Tag aus. Das sind 125 Seiten in der Woche, 500 Seiten im Monat und dementsprechend 5.750 Seiten im Jahr. Bei den durchschnittlichen Kosten pro gedruckte Seite von 6 Cent beläuft sich das auf 345 € pro Mitarbeiter und Jahr.

Das ist aber nur der Anfang. Zusätzliche papierbezogene Kosten, die berücksichtigt werden müssen, umfassen Drucker- und Kopiererwartung, Bürobedarf, Lagerkosten und Arbeitsaufwand. Diese verbundenen Papierkosten könnten so viel wie 31 Mal die Anschaffungskosten von Papier betragen, was das Ablegen, Kopieren, Drucken, Teilen und Entsorgen einschließt.

Grund 2: Digitales Arbeiten spart Zeit und erhöht die Produktivität

Zeit ist Geld, das ist bekannt. Doch wo genau geht im papierlastigen Büro des Energiemaklers Zeit verloren?

Hat man „früher“ mehrere Stunden oder gar Tage in die Vorbereitung, die Durchführung und Auswertung von individuellen Strom- & Gasangeboten investieren müssen, Rechnungen und Aufträge aus Aktenordnern heraussuchen oder gar Verträge per Post an den Kunden schicken müssen, spart man sich durch das papierlose Arbeiten Unmengen an Zeit. Mit enermakler, der digitalen Plattform für Energiemakler wird jeder einzelne Schritt, von der Angebotskalkulation bis hin zum Vertragsabschluss vollständig digitalisiert. Ganz ohne manuelle Prozessbrüche sicherst du dir damit im hart umkämpften Energiemarkt einen entscheidenden Zeit- und Kostenvorteil gegenüber deinem Wettbewerb.

Schon gewusst?

To-Do-Listen, Zeitpläne, Terminkalender - das alles sind Tipps, die sicherlich hilfreich sind, die du aber bestimmt zur Genüge gehört hast. Auf unserem Blog teilen wir 5 frische Tipps für ein effizientes Zeitmanagement als Energiemakler und wie du stressfrei Geld verdienen kannst. Klick mal auf die Glühbirne!

Durch diese effiziente Zeitersparnis steigt im Umkehrschluss auch die Produktivität. Durch die zentrale Datenverwaltung steht in allen Abteilungen jederzeit an jedem Ort der aktuelle Datenbestand zur Verfügung. Es ist also ganz egal, von wo aus gearbeitet wird: Alles, was du benötigst, ist ein Endgerät und ein Internetzugang. Dies ist besonders für Selbstständige von Vorteil, denn sie können frei entscheiden, ob sie lieber von zu Hause arbeiten oder extra ins Büro fahren möchten. Auch Mitarbeiter mit Kindern profitieren von der Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Somit lassen sich flexible Arbeitsmodelle wie Teilzeitarbeit besser mit einer ausgeglichenen Work-Life-Balance vereinbaren.

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Grund 3: Mehr Sicherheit durch optimalen Datenschutz

Damit du deine Arbeit als Energiemakler optimal erledigen kannst, ist der Schutz der Daten von besonderer Bedeutung. Aus ungünstiger Datensicherheit kann eine wirklich geschäftsschädigende Krise entstehen, schließlich vertrauen deine Kunden darauf, dass persönliche Daten bei dir sicher sind. Eine digitale Organisation ermöglicht, individuell für jeden Mitarbeiter zu steuern, welche Daten er oder sie einsehen kann. Somit bleiben vertrauliche Informationen vor unbefugtem Datenzugriff geschützt.

Der Schutz der Daten von Energiemaklern und Energieversorgern ist für uns eine Selbstverständlichkeit und der Grundbaustein einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. Daher erfüllen wir aktuellste Verschlüsselungsstandards und arbeiten nur mit den besten Partnern zusammen, um die Sicherheit unserer Plattform und Daten jederzeit auf höchstem Niveau garantieren zu können. 

Grund 4: Nahtlose Kommunikation und transparente Informationshistorien

Die Kommunikation wird mit einem papierlosen Büro schneller und einfacher. Moderne, globale Dateistandards machen es möglich.

Auch mit enermakler kannst du deine Versorgungsverträge per Knopfdruck nach Originalmuster der einzelnen Anbieter als PDF exportieren, und deinem Kunden per Mail oder sogar als SMS weiterleiten. Dieser kann dann mit einem touchfähigen Gerät den Vertrag rechtssicher online unterzeichnen. Unsere Plattform ist die bisher einzige Energiemakler-Vertriebsplattform am Markt, die eine direkte Kommunikation mit Energieversorgern ohne manuelle Prozessunterbrechung ermöglicht. Energieversorger haben eine eigene Plattform, den e.hub. Diese ist quasi das Gegenstück zu enermakler. Die beiden Plattformen interagieren miteinander und stellen eine direkte Verbindung her. Beispielsweise schaltet ein Energieversorger einen Tarif im e.hub frei, der dann von einem Energiemakler auf enermakler ausgewählt werden kann. Über die Plattform kannst du dann direkt mit den Energieversorgern chatten. Klärfälle werden direkt vom Versorger bearbeitet und anschließend in der Vorgangshistorie erfasst. Alle gesendeten Nachrichten, Änderungen und Anfragen werden dann übersichtlich in der Chronik aufgelistet – so ist immer ersichtlich, was wann passiert ist.

Diese lückenlose Informationshistorie schafft zusätzliche Transparenz, denn so lassen sich vergangene Prozesse schneller nachvollziehen. Das erleichtert die Kommunikation, auch innerbetrieblich – in allen Unternehmensbereichen steht jederzeit der aktuelle Datenbestand zur Verfügung. Wichtige Projekte können daher auch im Krankheitsfall eines Arbeitenden schneller wieder aufgenommen werden. Da alle Dokumente digital aufbewahrt werden, sind bereits begonnene Arbeiten leicht auffindbar. Diese Aufgaben können problemlos an die Vertretung weitergegeben werden. Anstatt sich mit Unmengen von Akten herumzuschlagen, erleichtert die digitale Ablage die Arbeit und schafft Übersicht. Aber nicht nur Krankheit oder Urlaub sind der Grund für die Abwesenheit von Mitarbeitern, auch Mutterschutz oder Elternzeit können der Grund sein.

Grund 5: Der Umwelt etwas Gutes tun - und gleichzeitig das eigene Image aufpolieren

Wenn wir wirtschaftliche Aspekte kurz außen vor lassen, gibt es trotzdem ein starkes Argument, das dafür spricht endlich auf Papier im Büro zu verzichten – die Umwelt. Speziell in den letzten Jahren werden Konsumenten immer kritischer, wenn Unternehmen nicht nachhaltig auftreten.
Kein Unternehmen sollte die Augen vor diesem Thema verschließen, denn es bietet einerseits die Möglichkeit das Image weiter zu verbessern und andererseits natürlich einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. 

Papier hat tatsächlich einen drastischen Einfluss auf die Umweltverschmutzung.

Es ist kein Geheimnis, dass Papier von Bäumen stammt. Aber vielleicht weißt du noch nicht, dass allein in den USA 68 Millionen Bäume der Axt zum Opfer fallen, nur um genug Papier für ein Jahr herzustellen. Die Abholzung ist ein separates Problem, da nicht nur die Bäume, sondern auch alle Lebewesen betroffen sind, die auf diese Bäume als Schutzhabitat angewiesen sind. Die meisten vom Aussterben bedrohten Arten der Erde leben in Wäldern, und in nur einem Jahr bereits 18,7 Millionen Morgen Wald vernichtet. Bei der Herstellung von Papier werden Maschinen verwendet, die mehr Kohlendioxid in die Atmosphäre abgeben. Für jede Tonne Papier verschmutzen über 1,5 Tonnen CO2-Emissionen direkt die Luft. Für die weltweite Verteilung von Papier sind Fahrzeuge erforderlich, einschließlich des Lieferservices Ihres Unternehmens, was wiederum zu mehr Luftverschmutzung beiträgt. Abgesehen von der Verschmutzung der Luft trägt die Verwendung von Papier auch zu der unglaublichen Menge an Abfall bei, die sich in unseren Ozeanen und auf Mülldeponien weltweit ansammelt.

Dein Weg zum papierlosen Energiemakler

Papierlos ist nicht kritiklos – es gibt natürlich Hürden, die überwunden werden müssen.
Zum einen bist du stets auf einen Internetzugang angewiesen. Allerdings gehört Internet heutzutage zum absoluten Standard jedes Unternehmens. Zum anderen kann es sein, dass Kunden und Geschäftspartner teilweise weit vom „paperless office“ entfernt sind, weswegen eine ausschließlich digitale Kommunikation nicht immer möglich ist. Wenn du jedoch mit enermakler arbeitest, ist die Anbindung zu den ebenfalls digital arbeitenden Energieversorgern garantiert.

Gerne helfen wir dir auf Ihrem Weg zum papierlosen Energiemakler. Ganz egal, ob du Quereinsteiger bist oder bereits Erfahrungen als Energiemakler gesammelt hast, mit unserer 360°-Servicelösung profitierst du von einer innovativen Technologie, persönlichem Backoffice, Zugang zu fundiertem Know-how, sowie attraktiven Vergütungsmöglichkeiten im Energievertrieb.